Bodyshop Management System (BMS) AutoFlow 4:G

Posted by: ASM in Serwis lakierniczy, Slider, Zarządzanie 29 marca 2016

AutoFlow 4:G jest pierwszym w naszym kraju programem typu BMS (Bodyshop Management System), umożliwiającym wdrożenie planistyki w proces likwidacji szkody, uwzględniając przebieg naprawy, kończąc na wypłacie odszkodowania po wystawieniu faktury.

Wsparcie managera

AutoFlow 4:G monitoruje cały proces technologiczny wraz z poszczególnymi jego etapami, a przede wszystkim też cały proces naprawy szkody – od jej zgłoszenia do wydania pojazdu i wystawienia faktury VAT. Nowy program oferowany przez AkzoNobel zastępuje w praktyce całe regały segregatorów z dziesiątkami dokumentów, które do tej pory stanowiły główne narzędzie zarządzania naprawami w wielu serwisach. AutoFlow 4:G jest bowiem pierwszym i jedynym na polskim rynku programem typu BMS (bodyshop management system), służącym do kompleksowego zarządzania działalnością blacharsko-lakierniczą. Pozwala ująć w wygodne ramy wszystkie procesy i podprocesy likwidacji szkody, aż po wypłatę odszkodowania, uwzględniając też oczywiście sam przebieg naprawy. Aplikacja inicjuje działalnie natychmiast po otrzymaniu informacji o zaistnieniu szkody, co nie musi na tym etapie pokrywać się z formalnym zgłoszeniem. Punkt startu oznaczony jako FNOL (first notification of loss) pozwala na rejestrację zdarzenia i od tego momentu proces jest monitorowany. W przypadku autoryzowanej stacji możliwa jest bezpośrednia wymiana danych między AutoFlow 4:G a systemem DMS (dealership management system), a co za tym idzie – nie będzie konieczna zmiana dotychczasowego programu, wymaganego przez importera danej marki.

Optymalizacja zarządzania

Manager zakładu lakierniczo- blacharskiego, opierając się na informacjach z systemu, (które są dostępne w czasie rzeczywistym), podejmuje decyzję, kto ma wykonać daną naprawę, kiedy ona może być wykonana itd. Możliwe jest również zautomatyzowane zarządzanie przepustowością serwisu. System sam ustawia kolejność wykonywania operacji, wykorzystując wszelkie zarejestrowane dane o zasobach serwisu (dyspozycyjność pracowników, ich kwalifikacje, godziny pracy etc.). W ten sposób kończy się era przegródek z dziesiątkami wydruków jako narzędzia do zarządzania strumieniem napraw, a wprowadzony zostaje najbardziej efektywny, maksymalizujący wydajność system. Warte podkreślenia są moduły tworzenia raportów, pozwalające na bardzo szczegółową analizę wykonywanych operacji. Możliwe jest na przykład filtrowanie na podstawie wybranego kryterium szkody (np. szkody przeterminowane, do wydania na konkretny dzień, skalkulowane, oczekujące autoryzacji kosztów, obecnie naprawiane) lub statusu likwidacji szkody oraz śledzenie historii zmian w zleceniu, z uwzględnieniem identyfikacji osób, które ich dokonały.

Charakterystyka AutoFlow 4:G

• Pierwszy w Polsce profesjonalny BMS, służący do kompleksowego zarządzania działalnością blacharsko-lakierniczą

• System uzupełniający i rozszerzający funkcje DMS

• Umożliwia bieżący monitoring przebiegu procesów naprawy i likwidacji szkody

• Umożliwia zarządzanie przez zagregowane dane wskaźnikowe monitorowane w czasie rzeczywistym

• Pełne wykorzystanie posiadanych zasobów w czasie, nastawione na maksymalną efektywność pracy

• Pełna transparentność procesów – automatyczna rejestracja każdego działania przypisana personalnie

• Wymierne korzyści finansowe wynikające z oszczędności czasu pracy, zarządzania przez wskaźniki, efektywnego zarządzania przepustowością serwisu

System stanowi także udogodnienie dla serwisów zorganizowanych w sieć, pozwalając na zarządzanie wieloma lokalizacjami. Umożliwia również komunikację ze zleceniodawcą flotowym, ubezpieczycielem lub klientem indywidualnym, udostępniając wybrane dane online (np. bieżący status naprawy). Rejestracja wszystkich czynności, personalnie przypisanych i zaznaczonych na osi czasu, pozwala natychmiast wyjaśnić wszelkie ewentualne spory związane np. z minimalizowaniem skutków szkody przez serwis (jak choćby rozliczanie samochodu zastępczego z OC sprawcy). Umożliwia także sprawne rozpatrzenie reklamacji klienta. Wdrożenie oprogramowania gwarantuje transparentność działalności samego zakładu jak i konkretnej usługi, tak dla poziomu kierowniczego przedsiębiorstwa, jak i w razie konieczności dla osób trzecich.

Korzyści główne i dodatkowe

Wszystko to razem powoduje optymalizację procesów, a przede wszystkim ich skrócenie i w rezultacie wymierne korzyści finansowe, zarówno po stronie wzrostu potencjału naprawczego warsztatu, jak i redukcji kosztów na każdym z etapów pracy. Wartość dodaną stanowią liczne udogodnienia dla odbiorców programu. Należy tutaj wymienić zarządzanie samochodami zastępczymi, planowanie pracy w czasie rzeczywistym lub dostęp do serwisów online.

Cechy funkcjonalne AutoFlow 4:G

• Integralność z systemami kalkulacji szkód, w tym Audatex

• Spersonalizowane uprawnienia użytkowników ograniczone wyłącznie do ich odpowiedzialności (przykładowe profile użytkowników: recepcja, doradca serwisowy, pracownik produkcyjny, mistrz zmiany, manager serwisu)

• Automatyzacja procesu planowania naprawy w oparciu o dostępne zasoby: personel, czas, samochody zastępcze

• Możliwość kontroli status naprawy i likwidacji szkody w czasie rzeczywistym

• Raportowanie w oparciu o dowolną wprowadzoną daną

• Pełna koordynacja prawidłowego procesu likwidacji szkody, brak możliwości ominięcia niezbędnych formalności do uzyskania pełnego odszkodowania

• Zarejestrowany proces dokumentujący podjęcie niezbędnych działań na potrzeby zabezpieczenia praw regresowych oraz dokumentacji OC

• Moduł analityczny do zarządzania przepustowością i wydajnością serwisu

• Chronologiczny przegląd zdarzeń w zleceniu „krok po kroku”

AutoFlow 4:G jest przystosowany do obsługi w sposób intuicyjny. Użytkownicy mają dostęp tylko do paneli, które są niezbędne na ich stanowisku pracy i zgodne z ich zakresami obowiązków. System zintegrowany jest również z narzędziem do kalkulacji szkód, w tym przede wszystkim Autadex. Pozwala to na zarządzanie poszczególnymi operacjami w zleceniu, a jednocześnie na uniknięcie podwójnego wprowadzania danych, jak to się dzieje obecnie przy wystawianiu faktury VAT. Dzięki funkcjom kontrolnym i możliwościom analitycznym, jakie daje program AutoFlow 4:G, zarządzanie serwisem blacharsko- -lakierniczym jest znacznie skuteczniejsze. Z kolei efektywniejsze wykorzystanie zasobów skraca czas naprawy, co oznacza nie tylko większe zyski, ale także wzrost satysfakcji klienta, który krócej czeka na auto. Wszystkie procesy w serwisie są transparentne, co jest szczególnie ważne w przypadku ewentualnych sporów z ubezpieczycielem lub klientem.

Opracowano na podstawienie materiału prasowego AkzoNobel.